Gaat de samenleving langzaam van het slot? Kunnen we weer voorzichtig evenementen gaan organiseren?

This text in English

Jean Paul Wijers en Bengt-Arne Hulleman van het Protocolbureau weten het zeker: “ja, dat kan”. Sterker nog, zij weten ook al hoe dat moet. Protocol gaat ons helpen het nieuwe – coronaproof – evenement te realiseren.

Door Carla van Elst – this text in English

Alleen kleinschalig

De pre-corona events met honderden genodigden zijn verleden tijd; in elk geval nu, misschien wel voorgoed. Gelukkig maar, want die massabijeenkomsten waren altijd al zinloos vanuit het oogpunt van relatiemanagement.

Maak gebruik van protocollaire logistiek

Het ongemerkt regisseren van de logistieke bewegingen van mensen is een van de basisprincipes van protocol. Elke protocolexpert is daar van nature goed in. De mensenstromen zowel binnen als buiten in goede banen leiden is dagelijkse business als je een evenement organiseert vanuit de protocolgedachte. Je kunt zorgen dat niet iedereen op dezelfde tijd aankomt, bijvoorbeeld door de gastenlijst in blokken te verdelen. Wie moet als eerste, tweede enzovoort aankomen? Wie mag dichtbij parkeren en wie verder weg? Wie moet wel door de screening en wie niet? Met de beschikbare protocoltools zijn dat soort vraagstukken een een-tweetje; daar ben je zo uit.

Protocolbureau

Ook op anderhalve meter zijn kwalitatieve ontmoetingen mogelijk

De kwaliteit van ontmoetingen hangt altijd af van de rust waarin ze kunnen plaatsvinden. Bij de drukbezochte events van vroeger was dat lastig. Iedereen moest wel dicht op elkaar staan, om elkaar überhaupt te kunnen verstaan. Protocolofficers creëerden daarin momenten van rust door de tijd even stil zetten: in het oog van de storm, waar de echte ontmoeting kon plaatsvinden.

Rust wordt nu al gecreëerd door de kleinschaligheid van het nieuwe event zelf. Je kunt die rust verder vergroten door een protocollaire inrichting van de ontvangstlocatie, waardoor mensen als vanzelf en op een natuurlijke manier anderhalve meter afstand tot elkaar houden. Door de rust en de ruimte kunnen mensen elkaar altijd goed zien, goed horen en ‘lezen’, waardoor zelfs een intiem gesprek mogelijk is.

Niet duurder en meer opbrengst

Omdat we op dit moment heel veel digitaal doen, lijkt live en persoonlijk contact niet meer nodig. Niets is minder waar. Persoonlijk contact blijft een belangrijk basis voor zaken doen. Maar omdat we tijdens de crisis gezien hebben hoe bruikbaar digitaal is, wordt de persoonlijke ontmoeting exclusiever en dus waardevoller. Je denkt wel drie keer na voor je een live event gaat inzetten en als je het doet, doe je het ook goed.

Wordt het event daardoor duurder? Nee, de totale kosten blijven hetzelfde, wel stijgen de kosten per hoofd omdat je minder mensen uitnodigt. Daar staat dan wel meer kwaliteit tegenover. Omdat je beter nadenkt over wie de essentiële relaties zijn die je moet uitnodigen, zal elk event uiteindelijk meer kwaliteit opleveren.

Volg deze zomer onze online summer course over het bouwen van een stevig netwerk van wederkerige relaties.