De waarde van protocol voor de cultuursector; protocol is de basis van een professioneel relatiemanagement

Op uitnodiging van Paul Spies, directeur van het Stadtmuseums Berlin, sprak Jean Paul Wijers, directeur van het Protocolbureau B.V., op 1 april jongstleden over de waarde van protocol voor de cultuursector. De tekst hieronder is een samenvatting van de speech van Jean Paul. 

Deze tekst in het Duits/ dieser Text in Deutsch

 

Hartelijk dank voor de uitnodiging om hier vandaag te spreken. Ik ben vereerd hier te staan. Ik ga het hebben over mijn expertise in protocol en de waarde ervan voor u. Veel mensen denken bij protocol aan een Monarchie of aan etiquette, maar protocol is de basis van een professioneel relatiemanagement. Het helpt bij de ontwikkeling van een stevig en wederkerig netwerk en het helpt om meer rendement te behalen, bijvoorbeeld tijdens openingen van tentoonstellingen. Protocol zorgt ervoor dat jullie je schaarse tijd besteden aan de juiste mensen.

Jean Paul Wijers, Geschäftsführer des Protocolbureau B.V.

Maar laat ik mijzelf eerst voorstellen. Ik ben Jean Paul Wijers, de oprichter en directeur van het Protocolbureau B.V., een onderneming die ik heb opgericht toen ik nog student was op de Hotelschool The Hague in Den Haag. Onze eerste opdracht was de uitreiking van de Franklin D. Roosevelt Four Freedoms Awards, in 1996 aan Zijne Majesteit de Koning van Spanje. Wij zijn op deze opdracht voorbereid met een lezing over protocol door de toenmalige Ceremoniemeester van Koningin Beatrix, Gilbert Monod de Froideville. Later werd Gilbert verantwoordelijk voor alle Koninklijke Huwelijken, Staatsbegrafenissen en Koninklijke Dopen, waarvoor hij onze assistentie vroeg. Deze unieke ervaring maakte van het Protocolbureau dé protocolexpert van Nederland.

Het is allemaal begonnen in mijn studententijd, toen we voornamelijk als usher (host) ondersteuning verleende op bijeenkomsten. Na het Koninklijk Huwelijk werden we niet alleen gevraagd voor ondersteuning bij de uitvoering, maar ook in de voorbereiding. In de afgelopen jaren hebben veel officiële evenementen met hoogwaardigheidsbekleders, prijsuitreikingen, modeshows, zakelijke netwerkbijeenkomsten en evenementen voor de culturele sector georganiseerd.

Bij de start van de lezing sprak Paul Spies, directeur van het Stadtmuseum Berlin

Vanaf het eerste begin hebben we ook getraind; het eerste trainingsprogramma wat we ontwikkelden was voor onze eigen ushers. Een programma wat ondermeer bestaat uit een ‘grooming session’ waar we onze jonge protocol medewerkers leren zich te scheren, op te maken of een hemd te strijken. En dat is hard nodig kan ik u vertellen haha.

Maar we trainen ook professionals. In Nederland zijn wij hét instituut voor Nederlandstalig protocolonderwijs, in Brussel worden onze Engelstalige trainingen door mensen uit de hele wereld gevolgd. We verzorgen ook trainingen in buitenland zoals onlangs nog in Qatar, op het Caribisch eiland Sint-Maarten en in Tallinn in Estland.

Onze trainers hebben verschillende boeken geschreven en met een aantal andere schrijvers heb ik zelf onlangs het boek ‘Managing Authentic Relationships‘ gepubliceerd waaraan ook Paul Spies een bijdrage heeft geleverd. Paul Spies sprak een paar jaar geleden bij de start van onze opleiding over strategisch relatiemanagement. Hij hield daar een geweldig verhaal over de waarde van protocol in de 17eeeuw én in onze tijd. Naar aanleiding daarvan heb ik hem gevraagd voor het boek.

Managing Authentic Relationships; Facing New Challenges in a Changing Context This book about relationship management focuses on building and managing a strong network and reciprocal relationships for the entire organisation by implementing a professional relationship management approach at strategic, tactical and operational level.

Het boek ‘Managing Authentic Relationships’

Wat Paul zo waardevol maakt is dat hij als buitenstaander een uniek perspectief biedt voor protocolexperts. Zijn onderzoek eerst naar het hofleven van William en Mary, Koning en Koningin van Groot-Brittannië en Ierland, en later naar de succesvolle en machtige zakenlui van het Amsterdam in de 17eeeuw zorgde voor inzicht in de werkelijke waarde van het protocol. Een onderwerp wat ik vandaag behandel en waarvoor ik in grote mate door Paul ben geïnspireerd.

Protocol; wat is dat?

Ik laat nu een fragment zien uit de film ‘Marie Antoinette’, de laatste Koningin van Frankrijk, en wel het ontwaak ritueel. En de grootste eer bij dit ritueel is het aanreiken van het gewaad aan de Koningin, een eer die gaat naar de hoogste in rang. Maar wie is de hoogste in rang?

Ik denk niet dat de Bondspresident of enig ander Staatshoofd nog zo wakker wordt. Dit protocol bestaat niet meer en dat is maar goed ook. Maar het fragment bevat wel een voorbeeld van de waarde van protocol; duidelijkheid (over wie de eer krijgt het gewaad aan te mogen reiken) voorkomt gedoe. De eerste dame is waarschijnlijk een ver familielid, de tweede is de aangetrouwde vrouw van de broer van de Koning en de derde en laatste is de zus van de Koning. De laatste staat het dichtst bij het Staatshoofd en is daarmee hoogste in rang.

Moderne voorbeelden van hetzelfde protocol zijn de openingen van de Olympische Spelen, waar moet worden bepaald welk land als eerste en welk land als laatste mag binnenkomen. Het protocol is daarin duidelijk en objectief; we beginnen met het gastland, eventueel gevolgd door het vorige en/of volgende gastland, waarna de rest van de landen in alfabetische volgorde binnenkomen.

Waarom komen landen dan toch iedere keer in een verschillende volgorde binnen? Dat komt omdat het gebruikelijk is de naam van het land in de taal van het gastland te gebruiken. Bij ons zijn jullie Duitsland en in Frankrijk is het Allemagne en zijn jullie dus veel eerder aan de beurt.

Een ander voorbeeld zijn de openingen die jullie organiseren; Wie nodig je wel uit en wie niet? Wie begroeten jullie persoonlijk en wie niet? Voor wie reserveren we een plek op de eerste rij en voor wie niet? Wie mag als eerste worden rondgeleid en wie moet wachten? Keuzes die objectief gemaakt worden zijn helder en voorkomen scheve gezichten.

Dat zie je goed tijdens Staatsbanketten op Buckingham Palace. Alle aandacht in de pers gaat meestal alleen naar de twee Staatshoofden aan de kop van de tafel, maar over iedere plek aan tafel is goed nagedacht zodat de juiste mensen bij elkaar zitten en de juiste ontmoetingen plaatsvinden. Zodat het juiste rendement wordt gerealiseerd. Hier geldt wel, hoe dichter bij het Staatshoofd, hoe belangrijker.

Bij banken is persoonlijke aandacht verdeeld op basis van de omzet en winst die ze ervoor terugkrijgen. Retail klanten krijgen geen persoonlijke aandacht en moeten het vooral doen met internet. Private wealth management klanten krijgen een onbeperkte hoeveelheid persoonlijke aandacht; accountmanagers zijn zelf op zaterdagavond bereikbaar.

Ook zo’n voorbeeld is Louis Vuitton die naar mijn mening niet alleen goed is in het maken van tassen, maar minstens net zoveel weet van persoonlijke aandacht. Daarom zijn de winkels zo groot, zodat er ruimte is om aan iedere klant voldoende aandacht te kunnen geven. Er staat zelfs iemand bij de deur, om je persoonlijk te verwelkomen.

Met diezelfde schaarste heeft de cultuursector ook te maken. Culture organisaties zouden niet succesvol zijn zonder de samenwerking met velen. Het regisseren van aandacht is belangrijk want het kennen van de juiste mensen is cruciaal.

Waarom zijn relaties zo belangrijk?

De oud-directeur-generaal van de United Nations Food & Agriculture Organisation, de Noor Jan Egeland, Four Freedoms Awards Laureaat in 2008, vertelde tijdens zijn acceptatiespeech dat ontwikkelingssamenwerking een grotere kans van slagen heeft als eerst wordt gebouwd aan het juiste netwerk.” Als we de juiste mensen maar kennen, zo blijkt uit onderzoek, dan bereiken we ons doel wel.”

De Nachtwacht van Rembrandt van Rijn (Rijksmusem Amsterdam)

Het belang van relaties zie je ook hier. Dit is een van de beroemdste Nederlandse schilderijen, de Nachtwacht van Rembrandt van Rijn. We kijken nu vooral naar de artistieke waarde van dit schilderij, maar in die tijd werden dit soort portretten geschilderd in opdracht van zogeheten gildes. Gildes waren kleine gesloten netwerken waarbinnen op basis van vertrouwen werd samengewerkt. Het was moeilijk om binnen te komen, maar eenmaal binnen werd je de bal vaak toegespeeld. En om duidelijk te maken wie binnen was, werden dit soort schilderijen gemaakt. Eigenlijk kan je dit zien als een soort LinkedIn van de 17eeeuw.

Rembrandt was echter vooral aan het einde van zijn leven niet onverdeeld succesvol en hij werd steeds meer gezien als een enfant terrible. Het gilde was bepaald niet gelukkig met dit schilderij, want als LinkedIn voldeed het niet. Veel van de leden staan er niet goed op, velen zijn moeilijk te herkennen. Het gilde heeft dit schilderij afgekeurd en een andere schilder heeft de opdracht gekregen een nieuw schilderij te maken.

De twee kanten van protocol: regels (Regeln) en symbolen (Symbole)

Protocol speelt dus een belangrijk rol in het bouwen van relaties en dit schema is bedoeld om dat verder toe te lichten. Naast de meer logistieke kant van protocol, oftewel de regels, waarover ik net sprak, is er ook de symbolische waarde van protocol.

De symbolische kant zorgt voor de herkenbaarheid en dus het verhaal waartoe we ons kunnen relateren. De regels van het protocol zorgen voor voorspelbaarheid en rust. En creëren daarmee gemeenschap. Alleen als beide goed worden toegepast resulteert het in vertrouwen, connectie en de bevestiging van de goede relatie.

Om nog een stapje verder te gaan; de uitdaging daarbij is om te balanceren tussen moderniteit en traditie. Te veel regels maakt de bijeenkomst te stijf en formeel, te weinig regels zorgen voor chaos. Te veel symboliek maakt het geheel lachwekkend maar bij te weinig symboliek verliezen we de connectie of binding met het onderwerp.

Een goed voorbeeld hierbij is het Koninklijk Huwelijk van Prins Harry met Meghan Marckle. De New York Times schreef over dit huwelijk: “an extraordinary ceremony with strong elements of African-American culture, which showed the couple’s determination to bring Britain’s royal family into the modern world. In a time of tribalism and separation, it was a clear move toward an integrated future from the oldest of houses.” Slechts kleine maar goed uitgebalanceerde veranderingen in het protocol zorgde voor een zeer succesvol huwelijk: Prince Harry is nu populairder dan zijn broer.

Geen samenwerking zonder relaties

Relaties zijn de sleutel tot succes. Relaties en de wijze van samenwerken met relaties, bepalen in grote mate het succes van een samenwerking. Relaties:

  • Verspreiden je goede reputatie.
  • Zijn bereid je bij anderen te introduceren.
  • Schaffen je inside informatie.
  • Bieden bescherming en advies.

Het is dus wel belangrijk in een organisatie als deze, die zo afhankelijk van relaties, om goed te begrijpen wat relaties zijn. Het bouwen van een netwerk van relaties is echter complex. Goede relaties zijn persoonlijk, hebben aandacht en empathie nodig, zijn wederkerig, daar heb je een gemeenschappelijk doel mee en zijn gebaseerd op vertrouwen.

Laat ik er eentje uithalen; vertrouwen. Vertrouwen is cruciaal in samenwerkingen. Maar belangrijk om te begrijpen wat vertrouwen is. In ons boek beschrijven we de 2 kanten van vertrouwen: moreel vertrouwen en functioneel vertrouwen.

Laat ik een bank als voorbeeld nemen. De meeste van ons vertrouwen de bank dat ze ons geld goed bewaren en niet kwijtraken. Dat is functioneel vertrouwen. Maar vertrouwen we de mensen van de bank dat ze echt voor ons zijn, dan spreken we over moreel vertrouwen. Om echte relaties te bouwen zijn beide nodig; moreel én functioneel vertrouwen.

Wat betekent dit in de praktijk; de waarde van protocol voor de cultuursector

Ontmoetingen met de relaties zijn cruciaal in het onderhouden en bouwen van een netwerk. De organisator van deze ontmoetingen is er dus primair om de relatiedoelstelling ondersteunen. Echter, zo leert de ervaring, de meeste netwerkbijeenkomsten bieden onvoldoende gelegenheid tot ontmoeten. Het meeste budget gaat op aan wat er op podium gebeurt en aan eten/drinken en te weinig aandacht wordt gegeven:

  • Aan wie uit te nodigen.
  • Hoe ervoor te zorgen dat ze ook echt komen.
  • En als ze komen dat we ze ook daadwerkelijk ontmoeten.

Ineffectieve netwerkbijeenkomsten zijn bijeenkomsten met een lage opkomst, te volle ruimtes, veel te lange programma’s, te luide muziek, genodigden die geen interesse in elkaar hebben, medewerkers die liever met elkaar wat drinken of resultaten die niet worden gemeten. Dit wordt vaak weer veroorzaakt doordat het relatiemanagement onvoldoende aandacht krijgt in de organisatie:

  • Is het algehele beleid vertaald naar een netwerkstrategie?
  • Zijn de stakeholders voldoende in beeld? Bestaat het stakeholder management uit een lijst met namen of kennen we de mogelijkheden en onmogelijkheden goed?
  • Worden de relaties op de juiste wijze gemanaged? Richten we ons wel op de juiste mensen? Gebruiken we onze schaarse tijd optimaal?
  • Wie is intern verantwoordelijk voor het management van ons netwerk?
  • Hoe meten we resultaten? Hoe verklaren we investeringen in het relatiemanagement?
  • Hoe zorgen we voor sterke netwerkvaardigheden onder onze belangrijkste netwerkers?
  • En hoe organiseren we effectieve netwerkbijeenkomsten met meetbaar resultaat?

Protocol gaat over het laatste; effectieve netwerkbijeenkomsten met meetbaar resultaat. En dit onderdeel bestaat uit 6 elementen die ik tot slot wil bespreken;

  1. Ontwikkeling van een effectief programma.
  2. Wie uit te nodigen (gastenlijst).
  3. Hoe ervoor te zorgen dat de juiste mensen komen (uitnodiging).
  4. Het ondersteunen van de netwerkers.
  5. Het regisseren van ontmoetingen.
  6. Het meten van resultaten.

Maar eerst een voorbeeld van een netwerkbijeenkomst; Wie kent niet de film The Devil Wears Prada? In deze film speelt Merel Streep de hoofdredactrice van een zeer gezaghebbend modeblad Runway en dit fragment speelt zich af in Parijs waar Runway een receptie geeft voor haar belangrijkste relaties. Daar draait het natuurlijk om het geven van aandacht; laten we eerst gaan kijken.

Dit fragment laat goed zien hoe het werkt, het laat de paradox in relatiemanagement zien. Want enerzijds draait het allemaal om werk, om zakendoen. Maar anderzijds werkt het niet als het niet oprecht, authentiek en gemeend is.

Dat zie je bij deze ontmoeting waar zij vraagt ‘Heb je mijn briefje gekregen?’. En de man een beetje geïrriteerd antwoord waardoor zij meteen roept ‘geen zaken vanavond’. De hoofdredactrice is ongetwijfeld een briljante netwerker en ze begrijpt dat je op zo’n bijeenkomst niet over zaken hoort te spreken, maar het briefje is blijkbaar zo belangrijk dat ze toch de vraag stelt. Ze overtreedt bewust de regels van het spel.

Als netwerker of als organisator van netwerkbijeenkomsten is het belangrijk deze paradox te begrijpen

De tweede ontmoeting in dit fragment is ook opvallend, want de ambassadeur is van de twee het belangrijkst en dus hoor je protocollair hem eerst te begroeten. Toch groet ze Rebecca eerst. Waarom zou dat zo zijn? Door Rebecca alle aandacht te geven, het is waarschijnlijk de zoveelste maîtresse van de ambassadeur en ze krijgt waarschijnlijk van niemand aandacht, voelt de ambassadeur zich gewaardeerd. Het doorbreken van het protocol is hier juist een manier om het doel te bereiken.

Laten we kort kijken naar de 6 elementen van een effectieve netwerkbijeenkomst; de waarde van protocol voor de cultuursector

1. Het ontwikkelen van een effectief programma bestaat in essentie uit 2 vragen:

  • Kunnen mensen elkaar ontmoeten? Biedt het programma ruimte en tijd voor de ontmoeting bij aankomst, tijdens pauzes en na afloop?
  • En ontmoeten de juiste mensen elkaar? Worden bepaalde ontmoetingen ongedwongen geregisseerd?

2. Wie uit te nodigen (gastenlijst)

Wij delen een genodigdenlijst altijd als volgt in:

  • Diegenen die blij mogen zijn dat ze mogen komen.
  • En diegenen waarvan wij blij mogen zijn als ze de moeite nemen om te komen.

Het is belangrijk deze laatste groep goed te herkennen want voor deze groep wil je je wellicht wat meer inspannen: eerder een uitnodiging sturen, meer persoonlijke benadering.

Een andere manier om naar de gastenlijst te kijken is deze:

  • Huidige relaties.
  • Potentiële relaties.
  • Influencers.

Nodig niet alleen bestaande relaties uit maar ook potentiele relaties. Als de ene sponsor stopt met sponsoring moet de volgende sponsor al deel zijn van het netwerk. Veel organisaties beginnen pas met het aanhalen van het netwerk als de behoefte zich voordoet, dat is te laat.

Influencers zijn diegenen die zorgen voor een hoge opkomst, die zorgen voor de aantrekkelijkheid van de bijeenkomst als netwerkgelegenheid. Uit onderzoek blijkt dat als de relaties in staat worden gesteld onderling goed te kunnen netwerken, de organisator daar uiteindelijk zelf ook beter van wordt.

3. Hoe ervoor te zorgen dat de juiste mensen komen (uitnodiging)

Wat is het doel van een uitnodiging? Dat is het bereiken van een hoge en gewenste opkomst en dus geldt:

  • Hoe persoonlijker de uitnodiging is opgesteld, hoe meer effect deze heeft.
  • Hoe duidelijker het is wie er nog meer komen, hoe hoger de opkomst.
  • Hoe completer en vollediger, hoe groter de aanwezigheid.
  • En hoe minder tijd het kost om aanwezig te zijn, hoe beter.

4. Het ondersteunen van de netwerkers

Waar hebben netwerkers de meeste moeite mee, zo leert de ervaring?

  • Het vinden van de relaties op de grote bijeenkomsten.
  • Het starten en beëindigen van een gesprek.
  • Het introduceren van collegae.
  • En goede gespreksonderwerpen.

5. Het regisseren van ontmoetingen

We zagen hiervan al een voorbeeld in de film The Devil Wears Prada maar andere voorbeelden zijn placeren, het opdelen in kleinere ruimtes of mensen bij aankomst letterlijk naar een van de medewerkers brengen, een ondersteuning die wij met onze ushers (hosts) vaak verzorgen voor organisaties als het Stadtmuseum.

6. Het meten van resultaten

En tot slot het meten van de resultaten, wat wij op evenementen altijd doen door eerst de gasten te vragen wat ze ervan vonden en tot slot de netwerkers te vragen wie ze hebben gesproken. En dit levert altijd een schat van informatie op, over het evenement maar ook over de organisatie in het algemeen. Door dit soort evaluaties weten we dat evenementen eigenlijk altijd resultaat opleveren. Het is vaak niet het evenement waar het probleem ligt, maar de follow-up.

Daarmee zijn we aan het einde van mijn lezing gekomen. Dames en heren, dit was het, dankuwel voor uw aandacht.

Europe’s leading protocol expert | dé protocolexpert van Nederland

Vacature bij het Protocolbureau: project-assistent

Interesse in een carrière in eventmanagement? Interesse om werkzaam te zijn in een unieke omgeving?

Deze vacature is inmiddels vervuld; solliciteren is niet meer mogelijk. 

De project-assistent is een uitdagende functie met veel verschillende verantwoordelijkheden voor de processen en projecten binnen het Protocolbureau en het Institute of Strategic Relationship Management (ISRM). De project-assistent zal verantwoordelijk zijn voor de organisatie van onze (classroom en on-site) trainingen en voor de begeleiding en coördinatie van onze ushers, de junior-protocolmedewerkers (zie foto) van het Protocolbureau. De project-assistent ondersteunt ook de senior projectmanager in het organiseren van de evenementen. Verder zal de project-assistent betrokken zijn bij interne administratieve, financiële en zelfs strategische bedrijfsprocessen.

Europe’s leading protocol expert | dé protocolexpert van Nederland

Vacature bij het Protocolbureau; wij zoeken een project-assistent

Deze afwisselende functie vervul je in een unieke werkomgeving; Het Protocolbureau wordt tot op het hoogste niveau in binnen- en buitenland ingezet. Voorbeelden van projecten zijn ‘World Press Photo’, de ‘Koning Willem I Prijs’ en de finale van het ‘World Tennis Tournement’. In Brussel organiseert het Protocolbureau samen met de beste Europese protocolexperts een trainingsprogramma voor medewerkers van ambassades en internationale instellingen maar het Protocolbureau verzorgt ook trainingen op maat voor overheidsorganisatie in Nederland en daarbuiten.

Innovatief is onze visie op 21eeuw protocol; deze visie is de basis van onze postgraduate die wij onder meer samen met de Hotelschool The Hague ontwikkelden. Via onze zusterorganisatie ‘Institute of Strategic Relationship Management’ worden wij veelvuldig ingezet om organisaties te ondersteunen in de professionalisering van hun netwerk.

Niet formeel maar informeel

Europe’s leading protocol expert | dé protocolexpert van NederlandAl doet onze naam wellicht anders vermoeden, de sfeer op kantoor en tijdens de opdrachten en trainingen is informeel.

Omdat de kantoororganisatie klein is, zoeken wij een flexibele persoonlijkheid die de voorkomende werkzaamheden proactief en zelfstandig uitvoert. Iemand die de gegeven verantwoordelijkheid weet te dragen.

Onze opdrachtgevers zijn, vanwege het niveau van de opdrachten, kritisch en veeleisend. Daarom zijn professionaliteit, punctualiteit en representativiteit belangrijke aspecten van de functie. De junior projectmanager heeft flair en uitstekende communicatieve vaardigheden.

Taakomschrijving:

  • De organisatie en het management van de trainingen in binnen- en buitenland (communicatie met alle betrokken partijen zoals deelnemers, docenten en locatie, financiële afhandeling).
  • Het organiseren van het recruitment en de selectie voor nieuwe ushers, het managen van het trainingsprogramma voor de huidige ushers, het contacten van de ushers voor werk en het verzorgen van alle voorbereidingen rondom de evenementen als het gaat om de ushers.
  • Het ondersteunen van de senior projectmanager bij de organisatie van evenementen zoals het bijwonen van afspraken, het verzorgen van de communicatie met de leveranciers en het samenstellen van draaiboeken.
  • Het verzorgen van specifieke werkzaamheden voor evenementen (samenstellen van placeringen voor netwerkbijeenkomsten en ceremoniële bijeenkomsten met behulp van een speciaal hiervoor geschreven programma, begeleiden van registratietrajecten).
  • Het coördineren van (kleinere) evenementen tijdens de uitvoering (aansturen van de ushers die bij de uitvoering betrokken zijn, het verzorgen van het contact met de opdrachtgever en leveranciers).
  • Het verzorgen van diverse financiële, administratieve en operationele werkzaamheden op kantoor.

Europe’s leading protocol expert | dé protocolexpert van NederlandMinimale eisen:

Minimaal MBO of HBO, goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift, goede communicatieve vaardigheden, representatie, flexibel, punctueel, proactief, excellente beheersing van Microsoft Office. Kennis van protocol is geen vereiste. Werkervaring is natuurlijk een pré maar deze baan is ook geschikt voor iemand die net is afgestudeerd.

Voorwaarden:

3, 4 of 5 dagen per week, werktijden flexibel in te vullen tussen 09.00 – 18.00 uur (8 uur per dag), het is mogelijk ook ‘s-avonds en in het weekend werkzaamheden te verrichten tijdens de evenementen (extra uren worden gecompenseerd). Functie beschikbaar per april 2019.

Interesse?

Stuur een motivatie en cv naar Dorianne van Heeswijk via info@protocolbureau.com. Uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst sturen wij je een reactie.

Protocolbureau zoekt een projectmanager

Het Protocolbureau zoekt een projectmanager met leidinggevende kwaliteiten voor uitdagende verantwoordelijkheden in een unieke werkomgeving

 

 

Deze functie is inmiddels ingevuld; deze vacature is niet meer beschikbaar.

Het gaat om een gevarieerde functie en met een verantwoordelijkheid voor verschillende processen en projecten binnen het bedrijf. Denk hierbij aan de organisatie van trainingen en de voorbereiding van evenementen, maar de projectmanager is ook verantwoordelijk voor het management van de ushers, onze jonge protocolmedewerkers. De projectmanager zal betrokken zijn bij sales activiteiten en andere interne administratieve, financiële maar ook strategische bedrijfsprocessen.

Europe’s leading protocol expert | dé protocolexpert van NederlandDeze afwisselende functie vervul je in een unieke werkomgeving; Het Protocolbureau wordt tot op het hoogste niveau in binnen- en buitenland ingezet. Voorbeelden van projecten zijn de viering ‘200 jaar Koninkrijk’, de ‘Koning Willem I Prijs’ en de finale van het ‘World Tennis Tournement’. In Brussel organiseert het Protocolbureau samen met de beste Europese protocolexperts een trainingsprogramma voor medewerkers van ambassades en internationale instellingen maar het Protocolbureau verzorgt ook trainingen op maat voor overheidsorganisatie in Nederland en daarbuiten.

Innovatief is onze visie op 21eeuw protocol; deze visie is de basis van onze postgraduate die wij onder meer samen met de Hotelschool The Hague ontwikkelden. Via onze zusterorganisatie ‘Institute of Strategic Relationship Management’ worden wij veelvuldig ingezet om organisaties te ondersteunen in de professionalisering van hun netwerk.

Omdat de kantoororganisatie klein is, zoeken wij een stevige, flexibele persoonlijkheid die de voorkomende werkzaamheden proactief en zelfstandig uitvoert. Iemand die de gegeven verantwoordelijkheid weet te dragen. Iemand die het leuk vindt om buiten kantoor uren op bijzondere evenementen werkzaam te zijn.

Onze opdrachtgevers zijn, vanwege het niveau van de opdrachten, kritisch en veeleisend. Daarom zijn professionaliteit, punctualiteit en representativiteit belangrijke aspecten van de functie. De projectmanager heeft flair en uitstekende communicatieve vaardigheden.

De sfeer op kantoor en tijdens de opdrachten en trainingen is afwisselend formeel en informeel.

Four Freedoms Awards 2018Taakomschrijving:

  • De organisatie en het management van de trainingen in binnen-en buitenland (mede-ontwikkelen trainingsprogramma’s, communicatie met alle betrokken partijen zoals deelnemers, docenten en locatie, financiële afhandeling).
  • De organisatie en de voorbereiding van de evenementen (verzorgen offertetraject, verzorgen van de communicatie met de opdrachtgever, schrijven draaiboek, inhuren en aansturen leveranciers, financiële afhandeling).
  • Het coördineren van evenementen tijdens de uitvoering (aansturen van de eigen of externe medewerkers die bij de uitvoering betrokken zijn, het verzorgen van het contact met de opdrachtgever en leveranciers).
  • Het verzorgen van specifieke werkzaamheden voor evenementen (samenstellen van placeringen voor netwerkbijeenkomsten en ceremoniële bijeenkomsten met behulp van een speciaal hiervoor geschreven programma, begeleiden van registratietrajecten).
  • Het management van de ushers (organisatie van het trainingsprogramma, verzorgen administratieve werkzaamheden, recruiteren van ushers voor de opdrachten, aansturen ushers tijdens opdrachten).
  • Het verzorgen van diverse financiële, administratieve en operationele werkzaamheden op kantoor.

Minimale eisen:

  • Hbo-niveau
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Goede communicatieve vaardigheden
  • Representatief
  • Flexibel
  • Punctueel
  • Proactief
  • Excellente beheersing van Microsoft Office 2016

Voorwaarden:

  • 4 – 5 dagen per week, werktijden flexibel in te vullen tussen 09.00 – 18.00 uur (8 uur per dag), afhankelijk van de evenementen ook ‘s-avonds en in het weekend (extra uren worden gecompenseerd)
  • Functie beschikbaar per direct.

Interesse?

Stuur je motivatiebrief en cv naar Dorianne van Heeswijk per e-mail naar info@protocolbureau.com. Binnen 2 weken na ontvangst van je brief en cv, sturen wij je een reactie.

 

Europe’s leading protocol expert | dé protocolexpert van Nederland

 

 

 

 

Onze etiquette expert vertelt over het Koninklijk Huwelijk

Op het moment van schrijven van dit artikel komen de eerste genodigden al aan bij St. George’s Chapel in Windsor Castle. De leden van de Koninklijke Familie arriveren rond 12.15 uur waarna hét huwelijk van 2018 eindelijk zal beginnen. Al weken wordt er ongelooflijk veel geschreven over het Koninklijk Huwelijk van Prince Harry en Meghan Markle.

Ook onze docent William Hanson is er maar druk mee. William is dé etiquette expert van het Verenigd Koninkrijk, schrijver van de ‘Bluffer’s Guide to Etiquette‘ en onze vaste docent ondermeer tijdens de ‘Three-day Masterclass in Modern Protocol‘ die wij twee keer per jaar in Brussel verzorgen.

In Nederland werd William geïnterviewd door ‘De Telegraaf‘ die hem vroegen waarom de politici niet bij het huwelijk aanwezig zijn. “Ik realiseer me dat dit een elegante manier is om het probleem ’Donald Trump’ te omzeilen. Een uitnodiging voor Trump zou altijd een heikele kwestie zijn geweest.”

In een interview met de ‘NOS‘ sprak William Hanson over het ontbreken van de hoed bij de echtgenote van David Cameron, toen premier van het Verenigd Koninkrijk, tijdens het Koninklijk Huwelijk van William en Kate. “Ze had geen hoed op, dat was echt beschamend. Ze droeg absoluut een mooi haaraccessoire, maar ze had echt een hoed moeten dragen. Als premiersvrouw en dochter van een barones had ze beter moeten weten.”

In het artikel bespreekt William nog meer faux-pas. Zoals de outfit van David Beckham tijdens hetzelfde huwelijk en het uitbrengen van de ‘loyal toast’ door oud-President Obama tijdens een Staatsbezoek aan het Verenigd Koninkrijk.

Volg William op Twitter voor nog meer (live) informatie over het Koninklijk Huwelijk (hij staat vlak bij St. George’s Chapel) of neem deel aan onze protocol training in Brussel, de zogeheten ‘Three-day Masterclass in Modern Protocol‘ op 20, 21 and 22 juni. Meer informatie over deze training is te vinden op onze website protocolbureau.com/masterclass

 

De eerste opdracht voor onze nieuwe ushers

Na de laatste selectierondes was het eindelijk zover. Dit zijn onze nieuwe ushers (in blauw pak) na afloop van hun eerste opdracht: het ontvangen en begeleiden van de genodigden op een netwerk bijeenkomst.

De opdracht was om de klant met de accountmanager in contact te brengen. De ushers brachten alle genodigden bij aankomst eerst naar de gastheer en dan naar een van de accountmanagers.

We hebben dit vaak gedaan; deze methode zorgt voor een meetbare verdubbeling van het aantal zinvolle ontmoetingen.

Meer weten? Zie https://lnkd.in/gM5HNis

One kiss only

In an interview with the local Dutch newspaper ‘De Wassenaarse Krant’, the Chairman of the Supervisory Board of the ‘Queens Gala Dinner’ Maarten Auckerman discusses the habit of the Dutch of kissing three times in stead of two or one. Click on the article to enlarge.

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Our masterclass in modern protocol in Brussels is given by 6 of the best European protocol experts

Our masterclass in modern protocol in Brussels is given by 6 of the best European protocol experts: former BBC newsreader Diana Mather, the number one Portuguese protocol expert Isabel Amaral, former Chief of Protocol of the European Parliament François Brunagel, Chief of Protocol of the International Criminal Court Bengt-Arne Hulleman, UK’s number one etiquette William Hanson and founder & director of Protocolbureau Jean Paul Wyers. 

The masterclass takes place twice per year in Brussels and is followed by protocol staff, communication experts, event planners, PA’s and staff of international and multilateral organizations. The masterclass is an interactive training consisting of assignments, exercises, group discussions and business cases.

Interested? Read about the next ‘Three-day Masterclass in Modern Protocol on 13, 14 & 15 December on our website: protocolbureau.com/masterclass


Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Protocolbureau-directeur Jean Paul Wijers sprak tijdens het congres van de grootste Nederlandse protocolvereniging over de toekomst van protocol

Dit is de speech van Jean Paul Wijers, oprichter en directeur van het Protocolbureau, tijdens het jaarcongres van de Kring van Kabinetsmedewerkers, de grootste Nederlandse vereniging van protocolexperts, op donderdag 8 juni 2017 in het nieuwe Van der Valk hotel in Zaltbommel. 
Geachte bestuur, beste Jacqueline,
Hartelijk dank voor de mogelijkheid om hier vandaag te spreken.
Dames en heren,
Ik heb hier al een paar keer gestaan en vele van jullie kennen mij, de meeste van onze Tweedaagse Protocoltraining of van onze ushers die vaak worden ingezet om u op belangrijke events te ondersteunen.
De conferentie werd geopend door
burgemeester Rehwinkel van Zaltbommel
Maar voor de volledigheid:
Ik ben Jean Paul Wijers, directeur van Protocolbureau bv, een onderneming die ik heb opgericht toen ik nog student was aan de Hotelschool The Hague. In 1996 was onze eerste opdracht de uitreiking van de Franklin D. Roosevelt Four Freedoms Awards aan ZM de Koning van Spanje. Een opdracht waar wij toen op zijn voorbereid door de toenmalige Ceremoniemeester van Koningin Beatrix en die ons later ook heeft ingezet op alle Koninklijke Huwelijken, Staatsbegrafenissen en Dopen. Mede hierdoor werd het Protocolbureau dé protocolexpert van Nederland en inmiddels gebruiken wij onze kennis van protocol niet alleen op formele en officiële bijeenkomsten maar ook op prijsuitreikingen, congressen, relatie- en netbijeenkomsten, modeshows en zelfs ‘dance events’. Dat doen we niet alleen in Nederland, maar wereldwijd.
De reden dat ik hier sta heeft met twee onderwerpen te maken: Enerzijds het stormachtige succes van de Kring van Kabinetsmederkers en anderzijds de veranderende maatschappij waar wij kabinetsmedewerkers en protocolexperts mee te maken hebben
In de waan van de dag wordt er wellicht te weinig bij stilgestaan, maar wat is de Kring een succes. Daar mogen jullie best wel wat trotser op zijn. Als ik over jullie spreek dan zeg ik altijd “dit is de grootste en dus belangrijkste vereniging van protocolexperts van Nederland” en dan zijn mensen onder de indruk.
De Kring is in korte tijd van enkele tientallen leden gegroeid naar meer dan 200 leden. Vrijwel alle gemeentes en provincies in Nederland zijn aangesloten en er worden tal van inhoudelijke en leerzame maar vooral ook goedbezochte activiteiten georganiseerd. De Kring is een groot succes!

De Kring is een groot succes!

Een groei heeft ook een keerzijde. Waar voorheen het makkelijk was om aan ieders behoefte te voldoen, is het management van een grote vereniging met meer dan 200 leden een stuk lastiger.
Ik ben ondernemer en herken de fase waarin de Kring zit. De groei komt eerst en de aanpassing van de organisatie op die groei volgt later.
Om ook in de toekomst succesvol te blijven is professionalisering noodzakelijk: een kantoorapparaat voor de ledenadministratie, meer diversiteit in het programma-aanbod, onderwijs, certificering, belangenbehartiging. De Kring over vijf jaar zal een andere Kring zijn dan die van nu.
Het tweede onderwerp van mijn speech is onze veranderende maatschappij.
De meeste mensen halen protocol en etiquette door elkaar wat ervoor zorgt dat ik als directeur van het Protocolbureau en ongetwijfeld ook u als kabinetsmedewerker vaak wordt aangezien als die formele oubollige etiquette-expert. Degene die de feestjes doet.
De meeste mensen denken dat ik wakker wordt, het Wilhelmus opzet, mijn balkon op loop en de vlag hijs. Nou dames en heren, dat is niet zo. Sterker nog, de tijd van de klassieke protocolchef is een beetje voorbij.
Dan heb ik het niet over de Amerikaanse President, die is namelijk vooral onnavolgbaar. Zo onnavolgbaar dat ik deze speech de afgelopen weken steeds heb moeten aanpassen om actueel te blijven.
“Much to discuss” schreef de Engelse etiquette expert William Hanson onlangs op Facebook en “A step too far” noemde de President van de Protocol School of Washington het in een interview.
Ter verduidelijking aan wij Hollanders die wat directer zijn dan de rest van de wereld: Dit zijn de meest extreme termen die een protocolexpert gebruikt.
Wat heeft Trump toch met het schudden van handen! Het was een uiterst vreemde situatie met de nieuwe President van Frankrijk onlangs, maar ik herinner mij ook de dezelfde situatie met de premier van Japan, de nieuwe rechter van de ‘Supreme Court of Justice’ en Angela Merkel die bij haar bezoek aan Washington tijdens het poseren voor de pers voorstelde om de hand te schudden en door president Trump werd genegeerd.
Het is niet alleen Trump zelf, het zijn ook de mensen om hem heen. Denk aan het ongepaste gedrag van zijn adviseur Kellyane Konway die tijdens een bijeenkomst met vertegenwoordigers van ‘Historically Black Universities in de ‘Oval Office’ haar schoenen uittrok en op de bank ging liggen fotograferen. Of Sean Spicer die voor de persconferentie in de Rozentuin één zwarte en één rode schoen had aangetrokken.
En dan het wegduwen van de premier van Montenegro bij de NAVO, dat was totaal ongepast natuurlijk. President Trump had overigens wel het recht om naar voren te lopen want Staatshoofden gaan voor regeringsleiders.
Er was ook nog een lichtpuntje, want tijdens het fotomoment met het Belgische Koninklijk Paar had Trump zo ongeveer voor het eerst zijn jasje dicht.
Wij protocolexperts vallen van de een in de andere verbazing maar wij zijn hem ook dankbaar; ons vak krijgt meer publiciteit dan ooit.
Trump past protocol bovendien op een moderne wijze toe. Denk aan hoe hij de Chinese President ontving. Die ontmoetten elkaar in de intimiteit van zijn golfresort zonder de vaste plichtplegingen zoals het Staatsbanket, de kranslegging en het bezoek aan het parlement.
Ook onze Koning heeft veel van de oude plichtplegingen vervangen door kortere meer efficiënte bezoeken. Het meest sprekend zijn de activiteiten rondom zijn verjaardag. Het volk werd ontvangen voor een diner in het Paleis in Amsterdam en zijn privéverjaardag werd gevierd in de Stallen in Den Haag.
Vroeger werden Staatshoofden en regeringsleiders altijd met een bepaald ceremonieel ontvangen en bestonden Staatsbezoeken en officiële bezoeken altijd uit tal van plechtigheden. Dat is uit praktische overwegingen veranderd. Het protocol is meegegaan met de tijd en het is populairder geworden.

Het protocol is meegegaan met de tijd en het is populairder geworden

Zo zijn een Koninklijk Huwelijk en een ‘dance event’ vanuit een protocolbril exact hetzelfde georganiseerd. Beide gebruiken de methodiek van de echelons zoals wij dat noemen.
De genodigdenlijst wordt opgedeeld in meerdere groepen oftewel echelons en ieder echelon krijgt zijn eigen serviceniveau. Bij het Huwelijk is die indeling gebaseerd op de hoogte van de functie en bij het ‘dance event’ zijn de commerciële doelen het uitgangspunt. Bij het Huwelijk is het 1e echelon de directe familie, het 2e echelon de Buitenlandse Vorstenhuizen en andere hoogwaardigheidsbekleders en het 3e echelon de overige genodigden. Bij een ‘dance event’ is het eerste echelon de bijzondere genodigden zoals de Burgemeester en een paar jaar geleden Mark Rutte op ‘Dance Valley’, het 2eechelon de DJ’s en sponsoren en het 3e echelon de betalende bezoeker. Ieder echelon heeft zijn eigen ingang, parkeerterrein en eigen vorm van verwelkomen, begroeten, begeleiden en placeren.
Een ander voorbeeld zijn modeshows die protocol gebruiken om ervoor te zorgen dat klanten en potentiele klanten op de eerste rij plaatnemen en dat de couturier deze klanten ‘toevallig’ tegenkomt op de borrel na afloop.
Dat is essentieel want couturiers zijn MKB-ers en het maken van een collectie kost al snel zo’n €100.000. Modeshows zien eruit als een groot feest maar zijn bedoeld om de collectie terplekke te verkopen. Lukt dat niet, dat gaat de couturier letterlijk failliet.
In een moderne formulering gaat protocol dus veel meer over aandacht en aandacht is in deze hectische digitale maatschappij schaars. Wij noemen protocol ook wel het regisseren van persoonlijke aandacht.
Dat zie je bij Louis Vuitton die niet alleen hele mooie tassen verkoopt maar ook een enorme dosis persoonlijke aandacht. Zelfs de winkels zijn erop ingericht deze aandacht ten volle te kunnen geven.
Of bij banken die hun klanten onderverdelen in de hoeveel persoonlijke aandacht waarop zij recht hebben: ‘retail, private banking en private wealth management’. ‘Retail’ krijgt geen persoonlijke aandacht en ‘private wealth management’ krijgt een onbeperkte hoeveelheid persoonlijke aandacht.
Het grootste goed wat je iemand tegenwoordig kan geven is niet meer een fles champagne op de hotelkamer of zalm op toast tijdens een receptie, maar 10 minuten van je tijd.
Schaarse persoonlijke aandacht is iets waar de Monarchen al honderden jaren mee te maken hebben en waarom zij het protocol hebben uitgevonden. Ook wij gewone burgers worstelen tegenwoordig met een gebrek aan tijd en ook wij willen onze schaarse persoonlijke aandacht in een zakelijke omgeving liefst zo efficiënt mogelijk besteden.
Protocol als regisseur van de persoonlijke aandacht is daarmee de basis van het effectief managen van een netwerk. Zonder protocol geen relatiemanagement.

Zonder protocol geen relatiemanagement

Laat dat nou juist een boodschap zijn die wij ondanks of dankzij Nederland hebben ontwikkeld, want Nederlanders en protocol, dat is een moeizame relatie. Wij Nederlanders zijn uitstekende zakenlieden, maar als het gaat om formaliteiten dan laten wij de ‘deal’ liever schieten. Mijn internationale collegae maken vaak gebruik van de Nederlandse onhandigheid om aan te tonen hoe het vooral niet moet.
Bijvoorbeeld de fusieonderhandelingen tussen een grote Nederlandse en Italiaanse onderneming:
De Nederlanders dachten ‘we willen graag’ dus laten we niet te veel tijd kwijtraken met de lunch. We serveren broodjes kaas met melk. En de Italianen dachten ‘dit is het meest vieze voedsel wat je iemand kan voorschotelen, ze willen niet’.
Of de onderhandelingen over een fusie tussen een Nederlandse en een Engelse onderneming:
Op het NOS-journaal zag je de Nederlander op bezoek in London: de auto reed voor, de deur werd opgedaan, de voordeur stond open en de lift te wachten.
Voor hetzelfde bezoek maar dan in Amsterdam had de Engelse CEO een gebreide trui aangetrokken, hij had zich blijkbaar wel verdiept in onze cultuur. De auto reed voor, niemand om de deur op te doen. De CEO liep naar buiten, voordeur op slot….
In de Nederlandse samenleving, in een land dat niet zoveel van protocol moet hebben, werden wij geforceerd na te denken over het waarom van protocol zodat het gebruik wel acceptabel werd. Dat heeft het Protocolbureau nu internationaal een enorme voorsprong gegeven. Onder meer onze aanpak op events en onze onderwijsmethodiek benadert het protocol vanuit het nut en dus vanuit het grote plaatje.
Een moderne protocolexpert begrijpt de strategie van een organisatie en de doelen van een bijeenkomst en vertaalt dit naar een passend maar desnoods steeds ander protocol. Modern protocol betekent dus niet andere protocolregels maar gaat over de regels én de vertaling van doelstellingen; protocol als middel en niet als doel. Alleen dan heeft het oude protocol een plek in de huidige maatschappij.

Protocol is een middel en geen doel

Dit alles klinkt natuurlijk geweldig maar vereist wel veel meer van een protocolmedewerker die niet alleen expert moeten zijn in de protocolregels maar vooral ook goed moet zijn in het vertalen.
Dat is dus de tweede reden van mijn aanwezigheid vandaag, want hier ligt een kans. Een kans voor de kabinetsmedewerker en een kans voor de Kring als voorloper op deze nieuwe toekomst.
Wij moeten ons op deze toekomst gaan voorbereiden en wij moeten onszelf veel meer gaan profileren als dé medewerker van de toekomst die in geen enkele organisatie kan ontbreken.
Bij deze toekomst hoort een onderwijsprogramma wat ons in staat stelt onszelf daar waar nodig te professionaliseren. Wat ons helpt erkenning te verkrijgen als dé expert binnen de eigen organisatie. Samen met een vereniging die dit belang, ons belang én het algemene belang, in heel Nederland voor het voetlicht brengt.
Ik heb al meerdere keren met uw bestuur en uw commissies gesproken over het huidige onderwijsaanbod van de Kring: 
– Past het bij de huidige leden?
– Past het bij de nieuwe toekomst?
Er zijn concrete plannen om een geheel nieuw onderwijsprogramma te ontwikkelen, gebaseerd op deze glorieuze toekomst.
Zonder ons en onze expertise dus geen protocol en dus geen professioneel relatiemanagement en geen doelmatig netwerk. Hier ligt dus een enorme kans voor deze vereniging en hier ligt een enorme kans voor ons allemaal.
Dames en heren,
Dank u wel
Zelf een protocoltraining volgen? Ga naar onze website voor meer informatie over onze Tweedaagse Protocoltraining.
Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Diana Mather: teaching on 21, 22 & 23 June at our Three-day Masterclass in Modern Protocol

This is the lovely Diana Mather of @theenglishmanner at a beautiful white horse as part of the publicity promoting equine activities in China last year. There is growing interest in riding, racing and polo. 

Diana (without the horse) will be at our #protocol #training in #Brussels on 21, 22 and 23 June. Diana is one of the five top #protocol experts of our ‘Three-day #Masterclass in Modern Protocol’. For more information visit our website: https://www.protocolbureau.com/masterclass

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

21, 22 & 23 juni in Brussel: Three-day Masterclass in Modern Protocol

Het Protocolbureau verzorgt ook #trainingen over #protocol in #Brussel: op 21, 22 en 23 juni vindt de Three-day #Masterclass in #ModernProtocol plaats.
Een moderne toepassing van protocol is de basis hiervan; wij doceren niet alleen de regels maar ook de methodiek van het protocol. Deze universele methodiek is toepasbaar op de #organisatie van elk type bijeenkomst met belangrijke #relaties#formeel of #informeel.

Meer informatie: protocolbureau.com/masterclassThis information in English: protocolbureau.com/masterclass.

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.