The Value of Protocol in Building Networks

Protocolbureau

Photo (by Steffan van Gerve): the launch of Managing Authentic Relationships in the Hermitage Amsterdam

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The value of protocol is explained at our protocol training programmes as well as in our book Managing Authentic Relationships as a tool to support the networking goals. Protocol management translates the networking goals into high-level meetings with the stakeholders. Chapter 2 of the book describes this vision and Chapter 13 explains how to use protocol when managing high-level networking meetings.

To understand the value of protocol in building networks, is to understand the two sides of protocol:

  1. The symbolic value of protocol.
  2. Protocol to manage time.

Learn more about the value of protocol and follow our Three-day Masterclass in Modern Protocol from 12-14 June in Brussels

The symbolic value of protocol is about the creation of a shared narrative, so the people attending an event can relate to it. It is the binding force between the participants of different backgrounds who at that moment step into a shared experience. In Managing Authentic Relationships the author Monica Bakker illustrates this with the following example:

The graduation ceremony at a university for example, is something we have seen many times in movies when we were young. When we later participate in our own ceremony it already feels kind of familiar. Comparatively, when someone else tells you later about his or her graduation ceremony, you can easily relate and understand. This will even more be the case when you have both graduated at the same university with its own specific protocol.

Leiden University in the Netherlands already for many ages has the symbolic tradition for students to write their signature in the same small room where the first Royal of the Netherlands, William of Orange, but also the current head of state, King Willem-Alexander, have written theirs after they have graduated. Being part of these specific traditions creates a feeling of belonging which lowers the threshold to real connection.”

Protocol to manage time is about the rules of protocol. “The rules of protocol provide clarity and safety when it comes to ‘how things are done’. Protocol allows space for us to focus on the content of the meeting as well as on the interaction with others instead of constantly anticipating the unexpected.”

Alexandra Messervy, Founder and Chief Executive of The English Manner, a leading etiquette, protocol and household management consultant based in the United Kingdom agrees. In an interview with the authors she said: Networking is a good point of view for protocol and it can be a real tool for effectively organizing networking events. The rules of protocol offer predictability, so everyone knows what to do and how to do it. Predictability takes the pressure of, so everyone can concentrate on doing business and talking to the clients. People thrive on routine, it is a way to put everyone at ease.”

The value of protocol is to make cooperations work and provide a sense of safety, clarity and direction so we can focus on the interaction with others and the content of the meeting. As paradoxal it may sound at first, the framework of protocol actually doesn’t limit space, it creates it.

Protocol actually doesn’t limit space, it creates it.

The same power that comes from following the protocol, can come from breaking the rules of protocol. In the movie ‘The Devil Wears Prada’ the chief editor of the renowned fashion magazine ‘Runway’, played by Merel Streep, hosted a reception at the Paris Fashion Week. At the reception she is assisted by two PA’s, who whisper the names and titles of the guests approaching her. This video shows how difficult that can be, but this video also is an example of the rules of protocol being broken. The ambassador is the most important of the two and should be welcomed first, yet Miranda starts with the mistress of the ambassador, Rebecca. By not following the protocol, the relationship is strenghtened; by giving all the attention to Rebecca, the ambassador feels respected.

Chapter 13 of the book Managing Authentic Relationships explains the value of protocol when managing high-level networking meetings. This chapter describes the most important elements of a networking meeting as seen in Figure 13.3.

The six elements of an effective networking event or meeting

1. Guest list

A guest list for a networking event can be seen as followed:

  • Current stakeholders.
  • Potential stakeholders.
  • Beautiful people (people who support the networking function of the event).

In the book the following example of an event with current and potential stakeholders and beautiful people is given: “A regional bank (Europe) organized a golf tournament for smaller and average seized business directors. Instead of inviting only current clients, they also invited potentials and beautiful people. Examples of beautiful people are the city’s alderman in charge of economy, the regional chairman of the chamber of commerce and the chairman of the local school of economics. Beautiful people have a positive effect on the profile of the event and contribute to the networking function; beautiful people make it easier to attract other people. The guest list of this event resulted for the tournament to be the number one network for smaller and average seized businesses in the region. The attendance increased considerably over the years and the bank profited from the success of the networking event.”

2. Design

The organization of a good networking meeting starts with designing the networking moments; When will people meet? “There are many examples of networking events that do not offer the opportunity for people to meet; lengthy programs, long dinners, crowded rooms or loud music. Most of the budget for networking events is often spend on catering, speakers or entertainment. Events often lack the structure needed to support the networking function.”

3. The invitation process

The main purpose of a good invitation is to attract the right and the right amount of people. Therefore the following is important:

  • The more personal the better – people are more inclined to attend if the invitation is personal.
  • Who else will attend – if it is clear there will be other interesting people, the attendance will be higher.
  • The completer the better – invitations that lack the necessary basic information have a negative influence on the attendance.
  • How much time will it cost me to attend – lengthy programs attract less people.

4. Networkers support 

Even the best organised networking events are not successful without professional networkers. It depends on their charm, social capabilities and networking skills to make this happen. The networker should however be supported in the development of networking skills as described in the Chapters 10 and 12 of the book, but also with event specific support.

5. Staging encounters

A good example of staging encounters can be seen in above video of the movie ‘The Devil Wears Prada’. Other examples are to seat guests or to make introductions. The book describes how to do so: “Upon arrival guests could be escorted first to the main host and then to one of the other hosts (networkers). This way it is possible to stage specific encounters and determine in advance which meetings will take place. This approach requires a certain preparation. It must be determined who should meet who and this information will have to be included in the guest list and registration. Upon arrival, the guests are escorted to the main host and other hosts (networkers) by ushers, who are able to perform this task in a professional and informal manner and are preferably able to inform the guest and host(s) of each other’s name and function. In advance, the hosts (networkers) will have to be informed about this procedure or maybe even trained. And the networkers will have to be strategically placed in the reception area, so ushers are able to find them. This approach increases the meaningful encounters considerably. Where people are normally able to meet around four to five people they already met, this approach arranges ten to twelve meetings with people who never met before. The Protocolbureau in The Hague is one of the experts in arranging meetings this way, they are called upon for assistance at many networking events.”

6. Results

After the event has finished, it is important to find out the outcome of the event. What are the results? What has been achieved? How did individual networkers perform? To what extent have they shown the desired behavior and used the expected skills?

“A networking event is nothing more than a snapshot. The effectiveness of it hinges very much on a good preparation but also a good follow-up. Many organizations fail to measure results and ask their employees: ‘Who did you meet and what was discussed?’ Experience, however, has proven that most events, when staged and evaluated appropriately, are very effective and bring a lot of useful results.”

 

 

The book Managing Authentic Relationships; Facing New Challenges in a Changing Context about networking and relationship management is written by Jean Paul Wijers, Monica Bakker, Robert Collignon and Gerty Smit, with contributions by among others Prof. René Foqué, Paul Mosterd, Paul Managing Authentic Relationships; Facing New Challenges in a Changing Context. This book about relationship management focuses on building and managing a strong network and reciprocal relationships for the entire organisation by implementing a professional relationship management approach at strategic, tactical and operational level.Spies and Tom Verbelen. The book focuses on building and managing a strong network and reciprocal relationships for the entire organisation by implementing a professional relationship management approach at strategic, tactical and operational level. The book is written for those who have the responsibility within an organisation for the management of a professional business network.

Managing Authentic Relationships; Facing New Challenges in a Changing Context is for sale at Amsterdam University Press, Amazon, Barnes & Nobles, Managementboek.nl and Bol.com.

The book is the basis of our postgraduate programme ‘Strategic Relationship Management’; find more information here. To learn more about the value of protocol, follow our Three-day Masterclass in Modern Protocol in Brussels (next one on 12, 13 and 14 June).

Der Wert des Protokoll für der Kultursektor; Protokoll ist die Grundlage für ein professionelles Beziehungsmanagement

Auf Einladung von Herrn Paul Spies, Vorstand und Direktor des Stadtmuseums Berlin und Chef-Kurator des Landes Berlin im Humboldt Forum, sprach Herrn Jean Paul Wijers, Geschäftsführer des Protocolbureau B.V., am 1. April dieses Jahres über der Wert des Protokoll für der Kultursektor. Der folgende Text ist eine Zusammenfassung der Rede von Jean Paul. 

Dieser Text in Niederländisch/ Deze tekst in het Nederlands

 

“Herzlichen Dank, dass Sie mich eingeladen haben, heute hier zu sprechen. Es ist mir eine große Ehre, hier zu sein. Ich spreche über meine Expertise in Sachen Protokoll und seinem Wert für Sie, für der Kultursektor. Viele Menschen denken bei einem Protokoll an die Monarchie oder Etikette, aber das Protokoll ist die Grundlage für ein professionelles Beziehungsmanagement. Es trägt zur Entwicklung eines soliden und gegenseitigen Netzwerks bei und hilft außerdem dabei, höhere Renditen zu erzielen, z.B. bei Ausstellungseröffnungen. Ein Protokoll stellt sicher, dass Sie Ihre knappe Zeit mit den richtigen Leuten verbringen.

Jean Paul Wijers, Geschäftsführer des Protocolbureau B.V.

Zuerst möchte ich mich vorstellen. Ich bin Jean Paul Wijers, Gründer und Geschäftsführer des Protocolbureau B.V., einem Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, das ich während meiner Studienzeit an der Hotelschool The Hague in Den Haag gegründet habe. Unsere erste Aufgabe war die Verleihung des Franklin D. Roosevelt Four Freedoms Awards im Jahr 1996 an seine Majestät, dem König Spaniens. Wir wurden auf diese Aufgabe mit einem Vortrag über das Protokoll durch den damaligen Zeremonienmeister der Königin Beatrix, Gilbert Monod de Froideville, vorbereitet. Später wurde Gilbert für alle Königlichen Hochzeiten, Staatsbegräbnisse und Königlichen Taufen verantwortlich, für die er uns um Unterstützung bat. Diese einzigartige Erfahrung machte das Protocolbureau zum Protokollexperten der Niederlande

Alles begann während meiner Studienzeit, in der wir hauptsächlich als Platzanweiser (Hosts) den Ablauf und Empfang von Veranstaltungen unterstützten. Nach der Königlichen Hochzeit wurden wir nicht mehr nur um die Unterstützung bei der Ausführung, sondern auch bei der Vorbereitung gebeten. In den letzten Jahren haben wir zahlreiche offizielle Veranstaltungen mit Würdenträgern, Preisverleihungen, Modeschauen, Business Networking-Treffen und Veranstaltungen für den Kultursektor organisiert.

Am Anfang sprach Herrn Paul Spies, Vorstand und Direktor des Stadtmuseums Berlin und Chef-Kurator des Landes Berlin im Humboldt Forum

Von Anfang an haben wir auch Schulungen angeboten; das erste Trainingsprogramm, das wir entwickelt haben, war für unsere eigenen Platzanweiserinnen und Platzanweiser (Hosts). Ein Programm, das unter anderem die “Grooming Session” umfasst, in der wir unseren jungen Protokollmitarbeiterinnen und Mittarbeiter beibringen, sich zu rasieren, zurechtzumachen oder ein Hemd zu bügeln. Und das ist auch dringend nötig, kann ich euch verraten haha.

Wir bilden Fachleute aus. In den Niederlanden sind wir das Institut für die niederländischsprachige Protokollausbildung, und in Brüssel besuchen Menschen aus der ganzen Welt unsere englischsprachigen Kurse. Außerdem bilden wir auch im Ausland aus, zuletzt in Katar, auf der Karibikinsel St. Martin und in der estnischen Hauptstadt Tallinn. Unsere Dozenten haben mehrere Bücher veröffentlicht und mit einer Reihe anderer Autoren habe ich kürzlich das Buch “Managing Authentic Relationships” veröffentlicht, in dem auch Paul Spies einen wunderbaren Beitrag geschrieben hat.

Managing Authentic Relationships; Facing New Challenges in a Changing Context. This book about relationship management focuses on building and managing a strong network and reciprocal relationships for the entire organisation by implementing a professional relationship management approach at strategic, tactical and operational level.

Das Buch “Managing Authentic Relationships”

Paul Spies sprach zu Beginn unserer Ausbildung vor einigen Jahren über strategisches Beziehungsmanagement. Dort gab er einen großartigen Vortrag über den Wert des Protokolls im 17. Jahrhundert und in unserer Zeit. Daraufhin fragte ich ihn, ob er einen Beitrag in dem Buch veröffentlichen wolle. Was Paul so wertvoll macht, ist, dass er als Außenstehender eine einzigartige Perspektive für Protokollexperten bietet. Seine Forschungen über das Hofleben von William und Mary, König und Königin von Großbritannien und Irland, und später über die erfolgreichen und mächtigen Geschäftsleute von Amsterdam im 17. Jahrhundert gaben einen großartigen Einblick in den wahren Wert des Protokolls. Ein Thema, mit dem ich mich heutzutage beschäftige und zu dem ich mich weitgehend von Paul habe inspirieren lassen.

Protokoll; was ist das?

Ich zeige Ihnen jetzt einen Ausschnitt aus dem Film “Marie Antoinette”, der letzten Königin Frankreichs, und zwar das Morgen-Ritual. Und die größte Ehre bei diesem Ritual ist es, der Königin das Gewand zu reichen, eine Ehre, die dem Ranghöchsten gebührt. Aber wer ist der höchste im Rang?

Ich glaube nicht, dass der Bundespräsident oder irgendein anderes Staatsoberhaupt noch auf diese Weise geweckt wird. Dieses Protokoll existiert nicht mehr, und das ist auch gut so. Aber der Ausschnitt enthält ein Beispiel für den Wert des Protokolls; Klarheit (darüber, wer die Ehre hat, das Kleidungsstück zu übergeben) verhindert Ärger. Die erste Dame ist wahrscheinlich eine entfernte Verwandte, die zweite ist die Frau des Bruders des Königs und die dritte und letzte ist die Schwester des Königs. Letztere ist dem Staatsoberhaupt am nächsten und damit die Höchste im Rang.

Moderne Beispiele für das gleiche Protokoll sind die Eröffnungen der Olympischen Spiele, bei denen entschieden werden muss, welches Land als erstes und welches als letztes die Bühne betreten darf. Das Protokoll ist klar und objektiv; wir beginnen mit dem Gastland, möglicherweise gefolgt vom vorherigen und/oder nächsten Gastland, woraufhin die übrigen Länder in alphabetischer Reihenfolge erscheinen.

Warum also tauchen die Länder jedes Mal doch wieder in unterschiedlicher Reihenfolge auf? Das kommt daher, dass es üblich ist, den Namen des Landes in der Sprache des Gastlandes zu verwenden. Bei uns in den Niederlanden heißt Deutschland Duitsland, wohingegen Deutschland in Frankreich Allemagne heißt und somit viel früher an der Reihe ist.

Weitere Beispiele sind die Eröffnungen, die im Kultursektor organisiert werden; Wen laden Sie ein und wen nicht? Wen begrüßen Sie persönlich und wen nicht? Für wen reservieren Sie einen Platz in der ersten Reihe und für wen nicht? Wer wird als Erster herumgeführt und wer kann noch warten? Objektiv getroffene Entscheidungen sind eindeutig und verhindern lange Gesichter. Das macht das Protokoll zu etwas Zeitlosem, denn es ist die objektive Steuerung der persönlichen Aufmerksamkeit.

Das können Sie zum Beispiel im Buckingham Palace beobachten. Die ganze Aufmerksamkeit der Presse gilt in der Regel einzig den beiden Staatschefs am Kopf des Tisches, aber jeder Platz am Tisch ist gut durchdacht, damit die richtigen Leute zusammen sitzen und die richtigen Begegnungen stattfinden. Damit der größte Nutzen erzielt wird. Je näher man dem Staatsoberhaupt kommt, desto wichtiger wird man betrachtet.

Bei Banken wird die persönliche Betreuung nach Umsatz und Gewinn aufgeteilt. Privatkunden werden nicht persönlich betreut und wickeln ihre Geschäfte vornehmlich über das Internet ab. Private Vermögensverwaltungs-Kunden erhalten eine unbegrenzte persönliche Betreuung; Account-Manager sind sogar am Samstagabend erreichbar.

Ein weiteres Beispiel ist die Marke Louis Vuitton, die meiner Meinung nach nicht nur im Herstellen von Taschen gut ist, sondern auch mindestens genauso viel über persönliche Aufmerksamkeit weiß. Deshalb sind die Geschäfte so groß, dass es genug Platz gibt, um jedem einzelnen Kunden genügend Aufmerksamkeit zu schenken. Es steht sogar immer jemand an der Tür, der Sie persönlich begrüßt.

Eine Organisation im Kulturbereich könnte ohne die Zusammenarbeit so vieler Menschen nicht bestehen. Auch hier ist es wichtig Ihre Aufmerksamkeit richtig zu steuern denn dass sich die richtigen Personen untereinander kennen ist entscheidend für den Erfolg.

Warum sind Beziehungen so wichtig?

Der ehemalige Generalsekretär der Ernährungs- und Landwirtschaftsorganisation der Vereinten Nationen, der Norweger Jan Egeland, Four Freedoms Awards Laureat im Jahr 2008, sagte, dass die Entwicklungszusammenarbeit eine größere Erfolgschance hat, wenn erst das richtige Netzwerk aufgebaut wird.

Die Nachtwache von Rembrandt van Rijn (Rijksmusem Amsterdam)

Auch hier zeigt sich die Bedeutung von Beziehungen. Dies ist eines der, wahrscheinlich sogar das berühmteste niederländischen Gemälde, die Nachtwache von Rembrandt van Rijn. Heutzutage beschäftigen wir uns hauptsächlich mit dem künstlerischen Wert dieses Gemäldes, damals allerdings wurden diese Art von Porträts von Gilden in Auftrag gegeben. Gilden waren kleine geschlossene Netzwerke, in denen Menschen auf der Grundlage gegenseitigem Vertrauens zusammenarbeiteten. Es war schwer, einer Gilde beizutreten, aber wenn man einmal Mitglied war, gehörte man dazu. Und um zu zeigen, wer Mitglied war, wurden solche Gemälde gemacht. Eigentlich kann man dies als eine Art LinkedIn oder Xing des 17. Jahrhunderts betrachten.

Rembrandt war jedoch vor allem gegen Ende seines Lebens nicht mehr ganz so erfolgreich, und er wurde zunehmend als Enfant terrible angesehen. Die Gilde war bestimmt nicht zufrieden mit diesem Bild, denn für LinkedIn war es nicht gut genug. Viele der Mitglieder sind darauf nicht gut getroffen, und viele sind schwer zu erkennen. Die Gilde lehnte dieses Bild ab und ein anderer Maler wurde beauftragt, ein neues Gemälde zu entwerfen.

Die zwei Seiten des Protokolls: Regeln und Symbole

Das Protokoll spielt daher eine wichtige Rolle beim Aufbau von Beziehungen und diese Visualisierung soll dies weiter erläutern. Neben der eher logistischen Seite des Protokolls oder der Regeln, die ich gerade erwähnt habe, hat das Protokoll auch einen symbolischen Wert.

Die symbolische Seite sorgt für die Wiedererkennbarkeit und damit die Geschichte, mit der wir uns identifizieren können. Die Regeln des Protokolls sorgen für Berechenbarkeit und Ruhe. Und schaffen dadurch eine Gemeinschaft. Nur wenn beide Seiten richtig angewendet werden, führt dies zu Vertrauen, Verbindung und Bestätigung der guten Beziehung.

Um noch einen Schritt weiter zu gehen: Die Herausforderung besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Modernität und Tradition herzustellen. Zu viele Regeln machen ein Treffen zu starr und formell, zu wenige Regeln hingegen produzieren Chaos. Zu viel Symbolik macht das Ganze lächerlich, aber wenn es zu wenig Symbolik gibt, verlieren wir die Verbindung zum Thema.

Ein gutes Beispiel ist die Königliche Hochzeit von Prinz Harry mit Meghan Markle. Die New York Times schrieb über diese Hochzeit: “an extraordinary ceremony with strong elements of African-American culture, which showed the couple’s determination to bring Britain’s royal family into the modern world. In a time of tribalism and separation, it was a clear move toward an integrated future from the oldest of houses”. Nur kleine, aber gut ausbalancierte Änderungen im Protokoll führten zu einer sehr erfolgreichen Hochzeit: Prinz Harry ist heute beliebter als sein Bruder.

Keine Zusammenarbeit ohne Beziehungen

Beziehungen sind der Schlüssel zum Erfolg. Beziehungen und die Art und Weise des Zusammenarbeitens bestimmen maßgeblich den Erfolg einer Zusammenarbeit. Beziehungen:

  • Verbreiten Sie Ihren guten Ruf.
  • Seien Sie bereit, sich anderen vorzustellen.
  • Beschaffen Sie sich Insiderinformationen.
  • Bieten Sie Schutz und Beratung an.

Daher ist es in einer Organisation im Kulturbereich, die so abhängig von Beziehungen ist, wichtig, genau zu verstehen, was Beziehungen sind. Der Aufbau eines Beziehungsnetzwerks ist aber komplex. Gute Beziehungen sind persönlich, brauchen Aufmerksamkeit und Empathie, sind wechselseitig, haben ein gemeinsames Ziel und basieren auf Vertrauen.

Lassen Sie mich über Vertrauen sprechen. Vertrauen ist in der Zusammenarbeit entscheidend. Daher ist es wichtig zu verstehen, was Vertrauen ist. In unserem Buch beschreiben wir die beiden Seiten des Vertrauens: moralisches Vertrauen und zweckmäßiges Vertrauen.

Lassen Sie mich als Beispiel eine Bank nehmen. Die meisten von uns vertrauen darauf, dass die Banken unser Geld bewahren und es nicht verlieren. Das ist zweckmäßiges Vertrauen. Vertrauen wir allerdings den Mitarbeitern der Bank, dass sie wirklich für uns da sind, sprechen wir über moralisches Vertrauen. Um echte Beziehungen aufzubauen, braucht man moralisches und zweckmäßiges Vertrauen.

Was bedeutet dies in der Praxis; der Wert des Protokoll für der Kultursektor

Sich zu treffen mit Menschen mit denen wir in Beziehungen stehen ist entscheidend für den Erhalt und den Aufbau eines Netzwerks. Der Organisator dieser Treffen ist daher in erster Linie dazu da, das Beziehungsziel zu unterstützen. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass die meisten Netzwerktreffen nicht genügend Gelegenheit zur Begegnung bieten. Der größte Teil des Budgets wird für das, was auf der Bühne passiert, sowie für Essen und Trinken ausgegeben.

Den folgenden Aspekten wird zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt: Wen man einlädt. Wie man sicherstellt, dass die eingeladenen Personen tatsächlich kommen. Und wenn sie kommen, dass man sie auch tatsächlich trifft.

Anzeichen für ineffektive Netzwerktreffen sind: Geringe Beteiligung, zu volle Räume, viel zu lange Programme, zu laute Musik, Gäste, die sich nicht für einander interessieren, Mitarbeiter, die es vorziehen, untereinander zu bleiben statt mit den Kunden zu sprechen oder Ergebnisse, die nicht gemessen werden. Dies wird oft durch unzureichende Aufmerksamkeit für das Beziehungsmanagement innerhalb der Organisation verursacht:

  • Wurde die gesamte Strategie der Organisation in eine Netzwerkstrategie umgesetzt?
  • Sind die Stakeholder ausreichend im Bild? Besteht das Stakeholder-Management aus einer Liste von Namen oder kennen wir die Möglichkeiten und Unmöglichkeiten gut genug?
  • Konzentrieren wir uns auf die richtigen Leute? Nutzen wir unsere knappe Zeit optimal?
  • Wer ist intern für die Netzwerk-Verwaltung verantwortlich?
  • Wie messen wir die Ergebnisse?
  • Wie stellen wir sicher dass unsere wichtigsten Netzwerker über eine starke Netzwerkkompetenz verfügen?
  • Und wie organisieren wir effektive Netzwerktreffen mit messbaren Ergebnissen?

Beim Protokoll geht es um letzteres: effektive Netzwerktreffen mit messbaren Ergebnissen. Und dieser Teil besteht aus 6 Elementen:

  1. Entwicklung eines effektiven Programms.
  2. Wen Sie einladen müssen (Gästeliste).
  3. Wie man dafür sorgt, dass die richtigen Leute kommen (Einladung).
  4. Unterstützung der Netzwerker.
  5. Begegnungen in die Wege leiten.
  6. Ergebnisse messen.

Ein Beispiel eines Netzwerktreffen; Wer kennt nicht den Film “Der Teufel trägt Prada”? In diesem Film spielt Meryl Streep die Chefredakteurin des sehr einflussreichen Modemagazins Runway und dieser Ausschnitt spielt in Paris, wo Runway einen Empfang für die wichtigsten Beziehungen gibt. Natürlich geht es hier darum, Aufmerksamkeit zu schenken; aber schauen wir uns zuerst den Ausschnitt an.

Dieser Ausschnitt zeigt deutlich, wie es funktioniert. Er zeigt das Paradoxon im Beziehungsmanagement. Denn auf der einen Seite dreht sich alles um Arbeit und um Geschäfte. Aber andererseits funktioniert es nicht, wenn man nicht aufrichtig, authentisch und ehrlich ist.

Das erkennt man bei diesen Treffen, bei dem sie fragt: “Hast du meine Nachricht bekommen?” Und der Mann antwortet etwas verärgert, sodass sie sofort schreit: “Keine Geschäfte heute Abend.” Die Chefredakteurin ist zweifellos eine brillante Netzwerkerin und sie versteht, dass man bei einem solchen Treffen nicht über Geschäfte reden sollte, aber die Nachricht ist anscheinend so wichtig, dass sie die Frage doch stellt. Damit verstößt sie bewusst gegen die Spielregeln.

Als Netzwerker oder Organisator von Netzwerktreffen ist es wichtig, dieses Paradoxon zu verstehen.

Das zweite Treffen ist auch deshalb bemerkenswert, weil der Botschafter der Wichtigere von beiden ist, und man ihn deshalb protokollarisch zuerst begrüßen müsste. Doch sie begrüßt zuerst Rebecca. Warum ist das so? Indem sie Rebecca die ganze Aufmerksamkeit schenkt, sie ist wahrscheinlich die x-te Mätresse des Botschafters und bekommt von niemandem Aufmerksamkeit, fühlt der Botschafter sich geehrt. Die Verletzung des Protokolls ist also nur ein Weg, um das Ziel zu erreichen.

Lassen Sie uns kurz auf die 6 Elemente eines effektiven Netzwerktreffens eingehen. 

1. Die Entwicklung eines effektiven Programms besteht im Wesentlichen aus 2 Fragen:

  • Können sich die Leute begegnen? Bietet das Programm Raum und Zeit für die Begegnung bei der Ankunft, in den Pausen und danach?
  • Und treffen sich die richtigen Leute? Werden bestimmte Begegnungen informell geführt?

2. Wen Sie einladen müssen (Gästeliste)

Wir klassifizieren die Gästeliste immer wie folgt:

  • Diejenigen, die sich glücklich schätzen können, kommen zu dürfen.
  • Und diejenigen, von denen wir froh sein können, wenn sie sich die Ehre geben, zu kommen.

Es ist wichtig, die letztgenannte Gruppe gut zu erkennen, denn vielleicht möchten Sie mehr für diese Gruppe tun: eine Einladung früher senden oder einen persönlicheren Ansatz wählen

Eine weitere Möglichkeit, die Gästeliste anzugehen, ist diese:

  • Aktuelle Beziehungen.
  • Potenzielle Beziehungen.
  • Influencers.

Laden Sie nicht nur bestehende, sondern auch potenzielle Beziehungen ein. Wenn ein Sponsor das Sponsoring einstellt, sollte der nächste Sponsor schon Teil Ihres Netzwerks sein. Viele Unternehmen beginnen erst dann, das Netzwerk einzubinden, wenn es notwendig ist. Das ist allerdings zu spät.

Influencers sind diejenigen, die für eine hohe Beteiligung sorgen und die die Attraktivität des Treffens als Netzwerkmöglichkeit sicherstellen. Studien belegen, dass, wenn die Beziehungen in die Lage versetzt werden, sich gut miteinander zu vernetzen, der Organisator selbst letztendlich davon profitiert.

3. Wie man sicherstellt, dass die richtigen Leute kommen (Einladung)

Was ist der Zweck einer Einladung? Erreichen einer hohen und gewünschten Beteiligung. Also gilt:

  • Je persönlicher, desto besser.
  • Wer wird sonst noch kommen?
  • Vollständigkeit.
  • Je weniger Zeit, desto besser?

4. Unterstützung der Netzwerker

Womit haben Netzwerker, wie die Erfahrung zeigt, die meisten Probleme?

  • Die Menschen mit denen Sie in Beziehung treten möchten bei großen Veranstaltungen zu finden.
  • Ein Gespräch zu beginnen oder zu beenden.
  • Kollegen vor zu stellen.
  • Gesprächsthemen.

5. Bei den Begegnungen Regie führen

Ein Beispiel dafür haben wir bereits im Film “Der Teufel trägt Prada” gesehen, aber andere Beispiele sind Menschen geschickt zu platzieren, den Raum in mehrere kleineren Räume aufzuteilen oder Menschen nach der Ankunft buchstäblich zu einem der Mitarbeiter zu bringen. Dies ist eine Unterstützung, die wir oft mit unseren Platzanweisern (Hosts) für Organisationen wie das Stadtmuseum leisten.

6. Ergebnisse messen

Und schließlich die Messung der Ergebnisse, was wir bei Veranstaltungen immer tun, indem wir zuerst die Gäste nach ihrer Meinung fragen, und schließlich die Netzwerker fragen, mit wem sie gesprochen haben. Und das liefert immer eine Fülle von Informationen über die Veranstaltung, aber auch über die Organisation im Allgemeinen. Durch diese Art von Auswertungen wissen wir, dass Veranstaltungen immer Ergebnisse liefern. Oft liegt das Problem nicht in der Veranstaltung, sondern in der Nachbereitung.

Damit sind wir am Ende meines Vortrags angelangt. Meine Damen und Herren, das war’s. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Protocol training in Brussels on 20, 21 and 22 June 2018

“If you work in protocol I highly/definitely recommend taking the next course, it was an invigorating/invaluable experience. Thank you Protocolbureau!” – Francesco Antonio Campagna, Director of Protocol Relevent Sports (USA).

On 20, 21 and 22 June the Protocolbureau organises the ‘Three-day Masterclass in Modern Protocol’, a basic protocol training given by the best European protocol expert: How to use the universal method of modern protocol to manage any type of high-level event, formal or informal? How to manage a visit of a high-level delegation or an event with VIP’s? How to invite and welcome dignitaries? How to be aware of the sensitivities when seating dignitaries, corporate representatives and other guests? How to navigate a formal dinner or a networking event? How to handle formal written communication, gift-giving or flag protocol?

More information about the training in Brussels: protocolbureau.com/masterclass

Protocolbureau: management of high-level events & protocol training programmes Protocolbureau: management of high-level events & protocol training programmes

Advanced protocoltraining

These are the eleven protocol officers who followed our ‘advanced protocoltraining’ last week at the @hotelschoolthehague campus in Amsterdam. The ‘advanced protocoltraining’ is a sequel to our basic protocol training and consists of several real-life business cases. Participants are asked to make seating arrangements, advice on protocol matters and apply the rules of protocol.

Want to know more about protocol? Follow our ‘Three-day Masterclass in Modern Protocol’ in Brussels: Protocolbureau.com/masterclass