Interesse in een carrière in eventmanagement? Interesse om werkzaam te zijn in een unieke omgeving?

Deze vacature is inmiddels vervuld; solliciteren is niet meer mogelijk. 

De project-assistent is een uitdagende functie met veel verschillende verantwoordelijkheden voor de processen en projecten binnen het Protocolbureau en het Institute of Strategic Relationship Management (ISRM). De project-assistent zal verantwoordelijk zijn voor de organisatie van onze (classroom en on-site) trainingen en voor de begeleiding en coördinatie van onze ushers, de junior-protocolmedewerkers (zie foto) van het Protocolbureau. De project-assistent ondersteunt ook de senior projectmanager in het organiseren van de evenementen. Verder zal de project-assistent betrokken zijn bij interne administratieve, financiële en zelfs strategische bedrijfsprocessen.

Vacature bij het Protocolbureau; wij zoeken een project-assistent

Deze afwisselende functie vervul je in een unieke werkomgeving; Het Protocolbureau wordt tot op het hoogste niveau in binnen- en buitenland ingezet. Voorbeelden van projecten zijn ‘World Press Photo’, de ‘Koning Willem I Prijs’ en de finale van het ‘World Tennis Tournement’. In Brussel organiseert het Protocolbureau samen met de beste Europese protocolexperts een trainingsprogramma voor medewerkers van ambassades en internationale instellingen maar het Protocolbureau verzorgt ook trainingen op maat voor overheidsorganisatie in Nederland en daarbuiten.

Innovatief is onze visie op 21^e eeuw protocol; deze visie is de basis van onze postgraduate die wij onder meer samen met de Hotelschool The Hague ontwikkelden. Via onze zusterorganisatie ‘Institute of Strategic Relationship Management’ worden wij veelvuldig ingezet om organisaties te ondersteunen in de professionalisering van hun netwerk.

Niet formeel maar informeel

Al doet onze naam wellicht anders vermoeden, de sfeer op kantoor en tijdens de opdrachten en trainingen is informeel.

Omdat de kantoororganisatie klein is, zoeken wij een flexibele persoonlijkheid die de voorkomende werkzaamheden proactief en zelfstandig uitvoert. Iemand die de gegeven verantwoordelijkheid weet te dragen.

Onze opdrachtgevers zijn, vanwege het niveau van de opdrachten, kritisch en veeleisend. Daarom zijn professionaliteit, punctualiteit en representativiteit belangrijke aspecten van de functie. De junior projectmanager heeft flair en uitstekende communicatieve vaardigheden.

Taakomschrijving:

• De organisatie en het management van de trainingen in binnen- en buitenland (communicatie met alle betrokken partijen zoals deelnemers, docenten en locatie, financiële afhandeling).
• Het organiseren van het recruitment en de selectie voor nieuwe ushers, het managen van het trainingsprogramma voor de huidige ushers, het contacten van de ushers voor werk en het verzorgen van alle voorbereidingen rondom de evenementen als het gaat om de ushers.
• Het ondersteunen van de senior projectmanager bij de organisatie van evenementen zoals het bijwonen van afspraken, het verzorgen van de communicatie met de leveranciers en het samenstellen van draaiboeken.
• Het verzorgen van specifieke werkzaamheden voor evenementen (samenstellen van placeringen voor netwerkbijeenkomsten en ceremoniële bijeenkomsten met behulp van een speciaal hiervoor geschreven programma, begeleiden van registratietrajecten).
• Het coördineren van (kleinere) evenementen tijdens de uitvoering (aansturen van de ushers die bij de uitvoering betrokken zijn, het verzorgen van het contact met de opdrachtgever en leveranciers).
• Het verzorgen van diverse financiële, administratieve en operationele werkzaamheden op kantoor.

Minimale eisen:

Minimaal MBO of HBO, goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift, goede communicatieve vaardigheden, representatie, flexibel, punctueel, proactief, excellente beheersing van Microsoft Office. Kennis van protocol is geen vereiste. Werkervaring is natuurlijk een pré maar deze baan is ook geschikt voor iemand die net is afgestudeerd.

Voorwaarden:

3, 4 of 5 dagen per week, werktijden flexibel in te vullen tussen 09.00 – 18.00 uur (8 uur per dag), het is mogelijk ook ‘s-avonds en in het weekend werkzaamheden te verrichten tijdens de evenementen (extra uren worden gecompenseerd). Functie beschikbaar per april 2019.

Interesse?

Stuur een motivatie en cv naar Dorianne van Heeswijk via info@protocolbureau.com. Uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst sturen wij je een reactie.